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職務知識

秘書Aは、上司が不在の間に、上司宛に届いた業務上の意思決定を要する重要な文書について、内容を確認せずそのまま机の上に置いておいた。上司が戻った際、対応が遅れ、取引先への回答が遅延してしまった。この事例から秘書が学ぶべき、秘書的な仕事の機能の理解として最も適切なものはどれか。

  • ✓意思決定を要する事項でも、緊急性や重要度を把握し、上司が戻り次第速やかに対応できるよう整理・報告する準備をしておくことも秘書の機能である
  • B意思決定に関わる文書には一切触れず、上司が気付くまで放置するのが適切である
  • C秘書は意思決定権を持たないため、届いた文書の重要度を把握する必要はない
  • D取引先への回答は秘書が独自に判断して行うべきであった

解説

秘書は意思決定権限を持たないが、上司が速やかに判断・対応できるよう案件の緊急度や重要度を把握し整理しておくことが、上司の機能を補佐する秘書の役割である。放置や独断はいずれも不適切。

根拠秘書技能審査基準 Ⅱ職務知識⑴秘書的な仕事の機能①②

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